Obowiązkowy KSeF od 2026 roku (efaktury) – co muszą wiedzieć przedsiębiorcy?

Od 2026 roku w Polsce wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu przedsiębiorców oznacza to poważną zmianę w sposobie wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. System wprowadza ustrukturyzowane e-faktury w formacie XML, które mogą zastąpić tradycyjne dokumenty papierowe oraz dotychczasowe faktury elektroniczne. Jak przygotować firmę do nowego obowiązku, od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy i jakie korzyści niesie dla przedsiębiorców? 

Czym są e-faktury i Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

E-faktura to dokument elektroniczny, który jest wystawiany, przesyłany i archiwizowany w formie cyfrowej, w określonym standardzie technicznym.

KSeF natomiast to centralny system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów, służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System ma na celu cyfryzację obiegu dokumentów finansowych, uproszczenie procesów księgowych oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych.

Tab. Różnice między typami faktur

Wprowadzenie KSeF niesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji podatkowej. Przede wszystkim pozwala na uproszczenie obiegu dokumentów finansowych –  faktury objęte KSeF trafiają do jednego centralnego systemu, co eliminuje konieczność ręcznego archiwizowania papierowych dokumentów czy przesyłania faktur drogą mailową.

Dzięki automatyzacji procesów e-faktur skraca się również czas oczekiwania na zwrot VAT, ponieważ system umożliwia natychmiastową weryfikację poprawności danych i przyspiesza rozliczenia z urzędem skarbowym. Jednocześnie KSeF znacząco redukuje ryzyko błędów księgowych i potencjalnych oszustw podatkowych, gdyż każda faktura jest weryfikowana pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami.

Co więcej, automatyczne przetwarzanie danych pozwala działom księgowo-finansowym skupić się na analizie i strategicznych decyzjach, zamiast tracić czas na ręczne wprowadzanie i kontrolę danych.

Od kiedy e faktury będą obowiązkowe i kogo to dotyczy?

Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie etapami, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych firm, których sprzedaż w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł.
  
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla wszystkich pozostałych podatników VAT.
  
• 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych przedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł.

Każdy przedsiębiorca objęty obowiązkiem będzie musiał:

• Wystawiać faktury w formacie XML zgodnym ze standardem KSeF.
• Odbierać faktury kosztowe  przez system KSeF.
• Przechowywać faktury w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Nie wszystkie faktury podlegają obowiązkowi systemu. Wyłączone są między innymi:

• Faktury B2C, czyli wystawiane dla konsumentów indywidualnych.
• Faktury zagraniczne.
• Faktury proforma, dowody wewnętrzne i faktury wewnętrzne.
• Noty uznaniowe i obciążeniowe – od 2026 roku ich obsługa będzie zastąpiona przez mechanizm korekt w systemie KSeF.

Faktury KSeF – jak przygotować firmę do e-fakturowania?

Przygotowanie firmy do obowiązku e-faktur wymaga kilku równoległych działań, które warto odpowiednio zaplanować. Przede wszystkim należy zadbać o aktualizację programów księgowych i systemów ERP, aby były kompatybilne z KSeF i umożliwiały wystawianie oraz odbieranie faktur w formacie XML.

Kolejnym krokiem jest przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie, tak aby znali procedury obsługi systemu, wiedzieli, jak przesyłać dokumenty i jak je archiwizować.

Warto również przeprowadzić testowe wdrożenie w środowisku udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, które pozwala sprawdzić działanie wszystkich procesów, wychwycić potencjalne problemy i wdrożyć poprawki w procedurach wewnętrznych.

Dzięki połączeniu tych działań firma może przygotować się do pełnej automatyzacji obiegu faktur i uniknąć problemów po wejściu obowiązku w życie.

Wprowadzenie KSeF do firmy krok po kroku

Nie musisz martwić się, że proces wprowadzenia KSeF będzie skomplikowany. Poznaj procedurę krok po kroku przygotowaną przez Krajowy System e-Faktur.

Krok 1: Sprawdź, kiedy Twoja firma musi korzystać z KSeF

Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF zależą od wielkości firmy:

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych przedsiębiorstw (obrót powyżej 200 mln zł rocznie).
  
• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym jednoosobowych działalności i MŚP.
  
• Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych firm (sprzedaż fakturowa do 10 tys. zł miesięcznie).

Krok 2: Wybierz sposób korzystania z KSeF

Masz do wyboru dwa główne rozwiązania:

• Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów – m.in. Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma.
  
• Komercyjne programy – systemy księgowe i ERP zintegrowane z KSeF 2.0.

Wybór zależy od skali działalności i liczby wystawianych faktur.

Krok 3: Uzyskaj dostęp do KSeF

• Jednoosobowa działalność (JDG): dostęp uzyskasz bezpośrednio przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
  
• Spółki i inne podmioty: jeśli firma nie posiada pieczęci kwalifikowanej, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego.

💡 Możesz także przetestować system w bezpiecznym środowisku demo KSeF.

źródło: Symfonia

Krok 4: Uwierzytelnij się i wygeneruj certyfikat

Certyfikat to Twój klucz dostępu do systemu KSeF. Możesz go:

• wygenerować w aplikacji Ministerstwa Finansów, lub
  
• uwierzytelnić się za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego albo pieczęci elektronicznej.

Krok 5: Nadaj uprawnienia

Nadaj dostęp do KSeF osobom, które będą korzystać z systemu – np. pracownikom, biuru rachunkowemu czy współpracownikom. Uprawnienia mogą obejmować m.in.: wystawianie i przeglądanie faktur, zarządzanie innymi uprawnieniami.

Krok 6: Przetestuj proces fakturowania

Zanim zaczniesz wystawiać faktury w produkcyjnej wersji KSeF:

• wystaw fakturę testową w środowisku demo,
  
• sprawdź, czy dane są zgodne ze schemą XML KSeF,
  
• upewnij się, że dokument przechodzi walidację i otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Krok 7: Dostosuj procedury w firmie

• Przeszkol pracowników w obsłudze systemu.
  
• Zaktualizuj procedury sprzedaży, księgowości i obsługi klienta.
  
• Jeśli korzystasz z systemu ERP, sprawdź integrację z KSeF 2.0.

Krok 8: Monitoruj zmiany i aktualizacje

KSeF to system, który będzie stale rozwijany – dlatego:

• śledź komunikaty Ministerstwa Finansów,
  
• korzystaj z webinarów i szkoleń,
  
• upewnij się, że Twoje oprogramowanie księgowe jest zgodne z najnowszą wersją systemu.

A jeśli prowadzisz spółkę z o.o., przeczytaj artykuł Rejestracja w KSeF dla spółki z o.o. krok po kroku!

E-faktura a bezpieczeństwo danych – czy można ufać KSeF?

System KSeF zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, co dla przedsiębiorców jest niezwykle ważną kwestią. W systemie obowiązuje:

• Szyfrowanie danych, które chroni dokumenty przed dostępem osób nieuprawnionych.
  
• Autoryzacja użytkowników, zapewniająca, że tylko uprawnione osoby mogą wystawiać i odbierać faktury.
  
• Centralizacja dokumentów, umożliwiająca szybkie wykrywanie nieprawidłowości i potencjalnych nadużyć podatkowych.
  
• Wsparcie biur rachunkowych i doradców podatkowych, którzy pomagają w integracji systemu, szkoleniu pracowników oraz wdrażaniu procedur bezpieczeństwa.

Dzięki tym rozwiązaniom korzystanie z KSeF jest zarówno bezpieczne, jak i wygodne, a firmy mogą mieć pewność, że ich dokumenty finansowe są odpowiednio chronione.

Podsumowanie – co zrobić przed wejściem obowiązku w 2026 roku?

Aby płynnie przejść na e-faktury w KSeF, przedsiębiorcy powinni podjąć kilka kluczowych działań, takich jak:

• Aktualizacja oprogramowania księgowego i ERP, aby umożliwić automatyczne przetwarzanie faktur w formacie XML.
  
• Szkolenie pracowników, którzy będą odpowiedzialni za wystawianie, odbiór i archiwizację e-faktur.
  
• Testowe wdrożenie systemu w środowisku udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, co pozwala sprawdzić działanie wszystkich procesów i wychwycić ewentualne problemy.
  
• Wdrożenie procedur bezpieczeństwa i kontroli uprawnień, które chronią dane firmowe i klientów oraz zapewniają zgodność z przepisami.

Dzięki konsekwentnemu przygotowaniu firma będzie gotowa do pełnego korzystania z KSeF i uniknie typowych problemów związanych z przejściem na elektroniczny obieg faktur od 2026 roku.